Rechnungen per E-Mail sparen bares Geld

Seit dem 01. Jänner 2013 dürfen Unternehmen in Österreich Rechnungen per E-Mail zum Beispiel als angehängte PDF-Datei an ihre Kunden verschicken. Genauere Informationen dazu, worauf Sie genau beim Versand elektronischer Rechnungen achten sollten, liefert Ihnen das Bundesministerium für Finanzen.

Falls Sie Ihre Rechnungen noch per Post verschicken und zögern, auf Rechnungsstellung per E-Mail umzustellen: die folgenden Vorteile und Praxistipps helfen Ihnen vielleicht bei der Entscheidung.

Vorteile elektronischer Rechnungen

Geld und Zeit sparen

Sie sparen durch elektronisch versandte Rechnungen Portokosten, Material und Zeit – und auch damit bares Geld: Sie brauchen die Rechnungen nicht mehr auszudrucken, zu falten, zu kuvertieren, zu frankieren und zum Briefkasten zu bringen. Neben den Portokosten und der Zeit sparen Sie also Tonerkosten, Kosten für Briefumschläge und mitunter Benzinkosten. Die Studie „E-Invoicing – Krönung einer effizienten Rechnungsbearbeitung“ von Deutsche Bank Research ergab, dass der Versand einer Papierrechnung insgesamt 6,40 Euro teurer ist als der einer elektronischen Rechnung.

Elektronische Rechnungen automatisieren

Die größte Ersparnis erreichen Sie, wenn Sie in Ihrem Unternehmen die gesamte Rechnungsverarbeitung automatisieren. Wenn Sie Ihre Prozesse auch beim Empfang auf elektronische Rechnungen umstellen, sparen Sie durch die Verschlankung der Arbeitsprozesse, die Beschleunigung von Prüfung, Zahlungsschritten und Ablage sogar 10,90 Euro pro Rechnung.

Liquiditätsvorteile

Sie gewinnen Liquiditätsvorteile: Weil Ihre elektronischen Rechnungen keine Zeit im Postversand verschwenden und zudem direkt im E-Mail-Posteingang der Buchhaltung landen, werden sie unter Umständen schneller bezahlt. Auch eventuelle Unklarheiten lassen sich auf diesem Weg schnell und unbürokratisch klären, so dass auch hier Zahlungs-Verzögerungen minimiert werden können.

Lagerplatz sparen

Elektronische Archivierung erspart zeit- und kostenintensive Suche: Abgesehen davon, dass Sie bei elektronischer Belegverwaltung viel Lagerplatz sparen, lassen sich elektronische Archive sehr viele besser durchsuchen als analoge: wurde der Drucker im Jahr 2003 – oder war es 2004? Es bedarf lediglich drei Klicks und einigen Suchwörtern im elektronischen Archiv, um den Beleg rasch zu finden. Alternativ durchsuchen Sie im schlimmsten Fall 2 Jahrgänge ihrer chronologisch sortierten Papierbelege manuell, falls Sie sich nicht genauer an das Anschaffungsdatum erinnern können.

Praxistipps für den Versand von Rechnungen per E-Mail

Wenn Sie folgende Tipps beachten, sind Sie mit dem Versand von Rechnungen auf der sicheren Seite:

  • Bitte verschicken Sie Rechnungen per E-Mail immer als PDF und auf keinen Fall als Word- oder Excel-Datei. Word- und Excel-Dateien könnten rein technisch nachträglich vom Empfänger geändert werden und werden deshalb nicht als Belege anerkannt.

  • Falls Sie dieselbe Rechnung elektronisch und per Post versenden: Beide Exemplare brauchen unbedingt dieselbe eindeutige Rechnungsnummer und eines der Exemplare den deutlich sichtbaren Vermerk KOPIE – zum Beispiel als Wasserzeichen-Eindruck. Ansonsten entsteht Ihnen eine zweite Umsatzsteuerschuld.

  • Möchten Sie einem Kunden einen Rechnungsentwurf zusenden, sollte das Wort ENTWURF auf dem Beleg gut sichtbar sein. Auch hier eignet sich zum Beispiel ein gut sichtbares Wasserzeichen.

Wir lieben Digitalisierung!

Ausfallsicher und verschlüsselt, so sollten Ihre Daten wie bspw. elektronische Rechnungen gespeichert werden. Dazu benötigen Sie eine Backup-Lösung, die reibungslos funktioniert, zuverlässig ist und Ihren Zeitaufwand verringert, sodass Sie sich voll und ganz auf das Wachstum Ihres Business konzentrieren können. Wir stehen Ihnen für ein unverbindliches Beratungsgespräch zur Verfügung und freuen uns auf Ihre Kontaktaufnahme.

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2017-10-19T09:42:50+00:00 03.10.2017|IT-Services, IT-Trends, Tipps & Ratgeber|

Über den Autor:

Stefanie Pfingstner
Stefanie Pfingstner ist seit Dezember 2015 Prokuristin der GEKKO it-solutions. Die GEKKO-Karriere der Waldviertlerin begann im Jahr 2003. Während ihres Informationsmanagement-Studiums an der FH Eisenstadt arbeitete sie im Team des Unternehmens mit und übernahm nach ihrem Abschluss immer mehr Aufgaben in der innerbetrieblichen Organisation, dem Finanzwesen, Controlling und dem Reklamations- und Beschwerdemanagement. Seit Anfang 2015 ist sie zudem Mitglied des strategischen Führungsteams und Leiterin der GEKKO Finanzabteilung.

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