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Cloud-Lösung vs. lokaler Exchange Server

Cloud Lösung vs. lokaler Exchange Server

Laut einer Umfrage der IDC[1] stieg der Prozentsatz an Organisationen, die eine Public- oder Private-Cloud nutzen, vom Jahr 2015 auf das Jahr 2016 rasant an. 2015 setzten nur 36 % der befragten Unternehmen auf die Cloud und 47 % evaluierten sie oder planten eine Einführung. 2016 verwendeten bereits 67 % eine Cloud-Lösung, 24 % beschäftigten sich näher damit. Laut einem Bitglass-Report[2] stieg die Cloud-Nutzung im selben Zeitraum gar von 37 % auf 82 %.

Doch warum nutzen so viele Unternehmen die Cloud? Ist sie die sprichwörtliche „eierlegende Wollmilchsau“ oder geht man damit Kompromisse ein und muss in gewissen Bereichen Abstriche machen? Was sind die Vor- und Nachteile von Cloud-Lösungen im Vergleich zu den On-Premises-Varianten? Ist die Cloud auch attraktiv für österreichische Unternehmen? In diesem Beitrag gehen wir diesen Fragen anhand von Mailservern auf den Grund. Ist es besser, auf ein Office 365 Abo zu setzen oder einen lokalen Microsoft Exchange Server zu betreiben?

[1] CloudView Survey, IDC, 2016, N=340 C-Level Executives, IT VP/Directors, LOB VP/Directors

[2] Cloud Adoption EMEA Report, Bitglass

Die Cloud-Lösung: Office 365

Unter dem Begriff Office 365 vertreibt Microsoft seit 2011 Produkte und Dienste in einem Abo-Modell. Während anfänglich mit Office 365 hauptsächlich Microsoft Office Produkte (Word, Excel, PowerPoint etc.) lizensiert wurden, wurde das Produktportfolio im Laufe der Jahre immer mehr erweitert. Heute bekommt der Geschäftskunde nicht nur Zugang zur klassischen Office Suite (für je 5 Smartphones, Tablets und PCs/Macs) und einer abgespeckten Online-Variante davon, sondern auch eine professionelle E-Mail-Lösung, einen SharePoint Server, einen Dateispeicher, ein internes soziales Netzwerk, Online-Besprechungen, Telefonie, Telefonkonferenzen und unzählige andere Features. Mitte 2016 zählte Office 365 knapp 70 Millionen Kunden (inkl. Privatkunden).

All diese Dienste werden von Microsoft selbst betrieben, auf aktuellem Stand gehalten und gewartet. Dadurch erspart sich der IT-Administrator im Unternehmen die Installation und zeitaufwändige Wartung der Dienste. Abgesehen von einer einfachen Administrationsoberfläche zur Benutzerverwaltung nimmt der Kunde damit die Rolle des Benutzers ein. Bei Problemen wird ein 24×7 Telefon- und Web-Support angeboten. Garantiert wird dabei eine Verfügbarkeit der Dienste von 99,9 % im Jahresmittel.

Microsoft bietet hierfür verschiedene Modelle an, die sich nach den Anforderungen und der Größe des Kunden richten. Einfach formuliert: Je teurer das Modell, desto mehr Dienste kann er nutzen.

Die „Business“-Pläne sind dabei auf 300 Benutzer beschränkt. Wahlweise erhält der Kunde nur eine Lizenz für die Nutzung der Office Suite („Office 365 Business“), nur Zugang zu Online-Diensten wie Exchange, SharePoint oder OneDrive („Office 365 Business Essentials“) oder sowohl als auch („Office 365 Business Premium“). Preislich kostet die Lösung zwischen 4,20 Euro und 10,50 Euro zzgl. MwSt. pro Monat im Jahresabonnement.

Für große Unternehmen bietet Microsoft die „Enterprise“-Pläne ohne Benutzerbeschränkung und mit mehr Diensten als die „Business“-Variante (etwa unternehmensweite Analyse, Cloud PBX und PSTN Telefonkonferenzen). Hierfür muss der Kunde zwischen 6,70 Euro und 34,40 Euro zzgl. MwSt. pro Monat im Jahresabonnement kalkulieren.

Werden lediglich E-Mail-Postfächer benötigt, so kann der Kunde auch einen „Exchange Online“-Plan erstehen, der, je nach Speicherplatz und benötigten Features, zwischen 3,40 Euro und 6,70 Euro zzgl. MwSt. pro Monat im Jahresabonnement kostet.

Pro und Contra – Unterschiede zu einem lokalen Exchange Server

In diesem Beitrag widmen wir uns dem E-Mail-Dienst von Office 365, genannt Exchange Online. Banal ausgedrückt handelt es sich dabei um eine abgeschottete, dedizierte Microsoft Exchange Instanz für jeden Kunden. Microsoft kümmert sich hierbei um Updates und die Wartung. Der Kunde hat die Möglichkeit, die Instanz entweder über die stark vereinfachte Office 365 Web-Oberfläche zu verwalten oder sie mittels ECP und PowerShell in (fast) vollem Umfang selbst zu konfigurieren. Auf die Exchange Instanz zugegriffen wird wie gewohnt mittels OWA, Outlook oder über ein beliebiges anderes Mail-Programm.

Immer up-to-date

Microsoft kümmert sich automatisch um das Einspielen von Aktualisierungen und Patches. Dies bedeutet auch, dass sofort nach der Veröffentlichung auf die neueste Exchange Version aktualisiert wird. Viele Anwender freuen sich darüber, immer up-to-date zu sein. Da jede Outlook Version jedoch nur maximal zwei Versionen aufwärtskompatibel ist (z. B. Exchange 2016 kompatibel mit Outlook 2013 und Outlook 2010, nicht jedoch Outlook 2007) und viele Unternehmen Legacy-Anwendungen einsetzen, die eine ältere Outlook Version voraussetzen, kann dies ein Ausschlussgrund für Exchange Online sein. Bei einem lokal betriebenen Exchange Server entscheidet allein der Kunde über den Versionsstand. Aktualisierungen, auch auf neue Versionen, sind dabei bei Exchange Online immer kostenlos – bei einem lokal betriebenen Exchange Server fallen hier hohe Kosten an.

Viele zusätzliche Dienste

E-Mails sind nicht das Kerngeschäft von Office 365. Neben Exchange Online erhalten Kunden die Möglichkeit, eine Vielzahl anderer Dienste kostenlos zu nutzen. In der Office 365 Web-Oberfläche lässt sich dabei granular steuern, welcher Benutzer auf welche Dienste zugreifen kann. Basierend auf dem jeweiligen Plan reicht die Bandbreite hier vom simplen OneDrive Speicherplatz über Kommunikationstools (Yammer, Skype for Business, Microsoft Teams, Cloud PBX) bis hin zu Organisationstools (SharePoint, Microsoft Planner, Microsoft Bookings, Microsoft StaffHub) und mächtigen Business-Intelligence-Tools (MyAnalytics und Power BI Pro). Zusätzlich dazu kann in den „Enterprise“-Plänen auch der Funktionsumfang von Exchange Online erweitert werden. Ein Beispiel hierfür ist etwa Exchange Online Protection zum Schutz vor Spam und Schadsoftware für Exchange Online Postfächer.

Massiver Speicherplatz

Exchange Online inkludiert einen Speicherplatz von 50 GB bzw. 100 GB pro Postfach. Eine lokale Exchange Installation bietet derart viel Speicherplatz sehr selten. Zu bedenken ist dabei jedoch, dass die vollen 50 GB bzw. 100 GB nur in den allerseltensten Fällen auch tatsächlich genutzt werden und notwendig sind.

Sicherheit und Verfügbarkeit

Office 365 wird von Microsoft in Rechenzentren verteilt über die ganze Welt betrieben. Für den Fall, dass ein Standort z. B. durch eine Naturkatastrophe ausfällt, können die Dienste und Daten binnen kürzester Zeit über ein anderes Rechenzentrum bereitgestellt werden.

Ebenso sorgt Microsoft selbstständig und regelmäßig für Datensicherungen und Spiegelungen der Daten, die bei einem lokalen Exchange Server ebenfalls bedacht werden müssen. Dies bedarf einer durchdachten Strategie und ist mit Kosten verbunden, denn: Welche Auswirkungen hätte es auf Ihr Unternehmen, wenn plötzlich alle Ihre E-Mails verschwunden wären?

Durch die vielen technisch identen Instanzen von Exchange Online kann Microsoft mit vergleichsweise geringen Mitteln ein hohes IT-Sicherheitsniveau gewährleisten. Schutz gegen Bedrohungen kann so vereinfacht gesagt einmal entwickelt und auf alle Instanzen angewandt werden. Ebenso investiert Microsoft immens in die Sicherheit seiner Cloud-Angebote. So gibt es etwa die Möglichkeit, die Benutzerkonten bzw. Postfächer mit Multi-Faktor-Authentifizierung zu schützen, sodass bei der Anmeldung neben dem Kennwort auch noch z. B. ein SMS-Code eingegeben werden muss. Bei einer lokalen Exchange Installation liegt die Sicherheit allein in der Hand der Systemadministratoren, die proaktiv tätig werden müssen, um Angriffe auf den Server zu verhindern und die Mitarbeiter vor Spam und Malware zu schützen.

Speicherort der Daten

Ein derart großes Cloud-System wie Office 365 bedingt, dass die Daten oftmals geografisch verteilt abgespeichert werden und dynamisch verschoben werden. Die Benutzer hat damit keine Einsicht, wo seine Daten zu einem bestimmten Zeitpunkt gespeichert sind. Microsoft erlaubt dem Kunden dabei lediglich eine Einschränkung auf geografische Regionen (Nord- und Südamerika, Europa und Afrika sowie Asien und Australien). In Zusammenarbeit mit der deutschen Telekom bietet Microsoft jedoch eine Variante von Exchange Online, die garantiert in deutschen Rechenzentren betrieben wird (gegen einen geringen Aufpreis zum üblichen Tarif). Bei einem lokalen Exchange Server hat das Unternehmen die volle Kontrolle über den Speicherort der Daten.

Unterstützung bei der initialen Migration

Bei der Migration der E-Mails und Daten zu Office 365 unterstützt Microsoft die Benutzer mit dem sogenannten FastTrack Programm. Bereits ab 50 Benutzern ist dieses Programm kostenlos. Microsoft ist dabei beim gesamten Migrationsprozess behilflich – von der Planung vorab über die Definition von Zielen bis zum Training der Benutzer danach.

IT-Administratoren, die E-Mails auf ihren lokalen Exchange Server migrieren, sind dabei auf sich alleine gestellt. Bei Unterstützungsbedarf muss auf externe Berater zurückgegriffen werden, die sich ihr Know-how in der Regel gut bezahlen lassen.

Hilfe rund um die Uhr mit unschlagbarer Expertise

Microsoft bietet für Office 365 bereits ab dem kleinsten Plan Support 24 Stunden am Tag, 7 Tage die Woche, per Telefon oder über das Webportal. Der Nachteil davon ist jedoch, dass der IT-Administrator die Fehlerbehebung nicht mehr in der Hand hat.

Zusätzlich dazu ist Microsoft gleichzeitig Betreiber von Exchange Online und Entwickler des Exchange Servers. Ein IT-Administrator, der einen lokalen Exchange Server betreut, kann bei der Einrichtung oder auftretenden Fehlern niemals die Ressourcen und die Expertise aufbringen, die Microsoft bei Exchange Online mitliefert. Denn: niemand kennt ein System besser als dessen Entwickler.

Abhängigkeit von der Internetverbindung

Bei Exchange Online ist der Benutzer vollkommen abhängig von seiner Internetanbindung. Bei einem Internetausfall besteht keinerlei Zugriff auf die E-Mails – ausgenommen einen etwaigen Outlook Offline-Cache auf einem Client-Gerät. Oftmals verfügen Unternehmen über redundante Internetanbindungen, dennoch hat man im Notfall bei einem lokalen Exchange Server deutlich leichter Zugriff auf E-Mails.

Beschränkte Anpassungsfähigkeit

Da die Infrastruktur von Exchange Online auf mehrere Mandanten ausgelegt ist, hat man keinen direkten Zugriff auf die Exchange Installation im eigentlichen Sinne. Zwar bietet Microsoft tiefgehende Konfigurationsmöglichkeiten über das ECP und PowerShell, jedoch bekommen Benutzer keinen administrativen Zugang zu dem Server selbst, um etwa Software-Komponenten darauf zu installieren. Damit bleibt Benutzern unter Umständen die Möglichkeit verwehrt, Lösungen von Drittanbietern zu nutzen (z. B. Lösungen für automatische Signaturen oder zum Newsletter-Versand). Exchange Online ist in dieser Hinsicht für maximale Sicherheit ausgelegt. Eines fairen Vergleichs halber muss an dieser Stelle jedoch auch erwähnt werden, dass viele derartige Drittanbieter ihre Lösungen bereits angepasst haben und mit Exchange Online kompatibel sind.

Compliance

Auch wenn der Punkt Compliance in Europa weniger Relevanz als in den Vereinigten Staaten birgt, ist es dennoch positiv zu erwähnen, dass Office 365 nach einer Reihe von Standards zertifiziert wurde. Auch wenn diese hauptsächlich auf den amerikanischen Raum zutreffen, können sie auch Basis für europäische Audits bilden. So ist Office 365 unter anderem nach ISO 27001, ISO 27018, ENISA IAF, HIPAA, FISMA, den EU Model Clauses und dem EU-U.S. Privacy Shield zertifiziert.

Wirtschaftlicher Vergleich

Um einen wirtschaftlichen Vergleich zwischen Exchange Online und einem lokalen Exchange Server zu ermöglichen, bedienen wir uns einer exemplarischen Kalkulation[1]. Das Szenario hierbei ist ein mittelständisches österreichisches Unternehmen mit 200 Arbeitsplätzen und ein physischer Server, der sich im Moment um den Betrieb des Exchange Servers kümmert. Die komplette IT des Unternehmens ist dabei an einen Dienstleister ausgelagert, der einen pauschalen Stundensatz für Wartung in Höhe von 115 Euro verrechnet. Die Server-Hardware wird im Unternehmen üblicherweise alle fünf Jahre getauscht, die Server sind im Eigenbesitz.

[1] Basierend auf dem Microsoft Office 365 KMU Kostenvergleichsrechner

Es zeigt sich anhand der exemplarischen Rechnung, dass Exchange Online rein rechnerisch etwa 150.000 Euro günstiger ist. Bezieht man in die Kalkulation noch die in Office 365 enthaltenen Dienste wie SharePoint und OneDrive ein, neigt sich die Kalkulation noch weiter seitens Exchange Online. Betriebt man diese Dienste lokal, muss man natürlich auch deren Inbetriebnahme und Wartung in der Rechnung bedenken.

Kostentechnisch tauscht man mit einem Wechsel zu Exchange Online einen großen Teil der Investitionsausgaben (CAPEX) eines lokalen Serverbetriebs gegen laufende Betriebskosten (OPEX).

Kostenersparnis verbunden mit Kontrollverlust

Zusammengefasst spricht vieles für Exchange Online, jedoch auch vieles für einen lokalen Exchange Server. Wie so oft lässt sich hier leider keine pauschale Empfehlung geben. Die attraktive Kostenersparnis durch den Wechsel zu Office 365 ist gleichzeitig mit einem gewissen Kontrollverlust verbunden. Gleichwohl bekommt man je nach Plan einige produktive Zusatzdienste kostenlos mit dem E-Mail-Angebot mitgeliefert.

Vor allem hinsichtlich der Office Suite ist eine Rentabilität stark vom Nutzerverhalten abhängig. Vor allem wenn Ihre Mitarbeiter ihre Office Dokumente häufig auf ihrem PC, Notebook, Tablet und Smartphone bearbeiten, rentiert sich die Office 365 Lizenz schnell. Arbeiten Ihre Mitarbeiter ausschließlich stationär auf einem PC, rechnet sich das Benutzermodell weniger. Auch bei etwaigen Legacy-Anwendungen, die eine gewisse Outlook Version voraussetzen, ist Vorsicht geboten.

Gerade für kleine Unternehmen ist es attraktiv, alle Vorteile einer Exchange Umgebung und aufwendig zu installierender Microsoft Dienste zu genießen – und das ohne jegliche Hardware und Expertise zu einem kleinen monatlichen Entgelt.

Eine hier nicht näher betrachtete Alternative ist ein Hosted Exchange Server – sozusagen ein Zwischending zwischen einem lokalen Exchange Server und Exchange Online. Dabei mietet sich der Kunde einen von einer Firma betreuten Exchange Server. Der Vorteil hierbei ist, dass derartige Firmen oftmals flexibler auf den Kunden eingehen können (etwa bei Migrations-Unterstützung oder Betrieb von veralteten Exchange Versionen), sie bieten jedoch nicht die zusätzlichen Dienste, die Office 365 anbietet.

Ab Herbst dieses Jahres bietet Microsoft mit Microsoft 365 ebenfalls ein All-in-one-Paket für Unternehmen an, bei dem Windows 10, Office 365 und Sicherheitsanwendungen ebenfalls in einem monatlichen Abonnement angeboten werden.

Abschließend bleibt zu sagen, dass sich im Laufe des jetzigen Cloud-Booms die Rolle des IT-Dienstleisters verlagern wird. Anstatt die IT-Systeme beim Kunden zu betreuen, wandelt sich die Funktion eines Dienstleisters immer mehr zu einem „Cloud Broker“. Als Broker unterstützen wir Kunden bei der Findung einer optimalen Lösung und dem Betrieb dieser. Wir bieten Ihnen ein Rundum-sorglos-Paket, egal ob in der Cloud, in unserem Rechenzentrum oder lokal in Ihren Räumlichkeiten.

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