Out-of-Office: Die 4 wichtigen Infos einer Abwesenheitsnotiz sowie Varianten der anderen Art

Der nahende Sommer ist ohne Zweifel die Hauptsaison für Abwesenheitsnotizen. Manche haben dabei durch klare Vorgaben keinen Gestaltungsspielraum, andere sitzen vor einem weißen Textfeld und haben die Wahl zwischen knappem Einzeiler und mehrzeiligem Manifest. Was soll in einer Abwesenheitsnotiz wirklich stehen?

Grundsätzlich sollte eine Abwesenheitsnotiz natürlich höflich formuliert sein und einen guten Eindruck hinterlassen. Karriere-Gurus werden Ihnen daher von provokanten Formulierungen ebenso abraten wie von witzigen Sprüchen.

Meine Empfehlung: Denken Sie an Ihre Zielgruppe. Das sind die KollegInnen, die nicht das Glück haben in diesem Moment Sand zwischen den Zehen zu spüren. Es sind die, die zwischen eiskaltem Luftstrom der Klimaanlage und Hitzeschock bei tropischen Außentemperaturen die Stellung halten. Sie verdienen alle Informationen, damit sie bestmöglich weiterarbeiten können.

Die vier wichtigsten Informationen dafür sind:

  • Aussagekräftiger Betreff: Kommen Sie gleich zur Sache, z.B.: „Nicht im Büro erreichbar von [Datum] bis [Datum]
  • Dauer der Abwesenheit: Geben Sie den Zeitraum der Abwesenheit eindeutig an: Bis wann sind Sie nicht erreichbar? Je nach Aufgabengebiet kann ein Datum ausreichen, noch besser ist die Kombination aus Datum und Uhrzeit. Den Grund Ihrer Abwesenheit müssen Sie übrigens nicht angeben.
  • Was passiert mit den E-Mails? Werden Sie erst nach dem Urlaub beantwortet oder an eine Vertretung weitergeleitet? Oder haben andere MitarbeiterInnen Zugriff auf Ihr Postfach und prüfen es täglich? Jede zusätzliche Information hilft den tapferen Kollegen.
    Aus persönlicher Erfahrung: Vermeiden Sie Sätze wie „Ich lese meine E-Mails trotzdem und melde mich spätestens abends, wenn ich im Hotel WLAN habe.“ Sie machen doch Urlaub, oder?
  • Vertretung: Wer ist der richtige Ansprechpartner während Ihrer Abwesenheit (E-Mail- und/oder Telefon-Kontakt)? Vergessen Sie dabei nicht auf ein kurzes Briefing Ihrer Vertretung damit Sie auf die nahenden Themen vorbereitet ist. Sie wird es Ihnen danken!

Mit diesen 4 Punkten haben Sie den Inhalt perfekt gestaltet. Fehlt nur noch der wichtigste Schritt: Die Abwesenheitsnotiz muss aktiviert werden! Wiederholungstäter wurden hier schon beim Speichern eines eigenen Termins für die Aktivierung der Abwesenheitsnotiz im Kalender beobachtet…

That’s it!

Aber geht es auch lustiger? Natürlich! Wenn ohnehin alle Bescheid wissen und die Nachricht nur intern versendet wird, dürfen die KollegInnen auch mit Humor überrascht werden.
Und weil wir bei Abwesenheitsnotizen eigentlich vollkommene Theoretiker sind – weil wir mit dem GEKKO IT-Support PLUS ganze 365 Tage im Jahr erreichbar sind – haben wir uns im Netz nach Beispielen zum Schmunzeln umgesehen 😉

Der unverwechselbare Humor von IT-Technikern

Das ist eigentliche keine Abwesenheitsnotiz, sondern eine Gemeinheit. Würden wir nie tun! Auf keinen Fall. Soll aber Leute geben, die das witzig finden. Angeblich. Wir empfehlen in solchen Fällen einen IT-Dienstleister, der immer für Sie da ist  😛

Der Mail-Server konnte die Server-Verbindung nicht verifizieren.

Bitte starten Sie Ihren PC neu und schicken Sie diese E-Mail noch einmal an denselben Adressaten. Sollten Sie dieselbe Antwort erneut erhalten, versuchen Sie es nach dem [Datum] noch einmal oder wenden Sie sich umgehend an Ihren lokalen IT-Support.

P.S.: Sollte Ihr lokaler IT-Support aus unerklärlichen Gründen nicht erreichbar sein, ist er wahrscheinlich im Urlaub und Sie lesen gerade seine Abwesenheitsnotiz.

Quiz-Variante: Immer Optionen bieten

Ihre KollegInnen erzählen in der Pause gerne davon, dass sie bei Quizshows die Millionen-Frage gewusst hätten oder Armin Assinger sympathischer als George Clooney ist? Dann kommen Sie mit dieser Abwesenheitsnotiz an:

Ihr gewünschter Kandidat ist vom [Datum] bis [Datum] nicht im Büro erreichbar.

Wählen Sie die richtige Antwort:

Antwort A – War eh nicht so wichtig …

Antwort B – Ich warte auf die Rückkehr meines Favoriten am [Datum] …

Antwort C: Ich möchte einen Joker! Diese liebe Kollegin kann Ihnen sicher weiterhelfen: name@firma.at

Urlaubsgruß-Variante: Mit dem Urlaub prahlen

Es soll ja Menschen geben, die gerne mit Ihrem Urlaubsstatus prahlen. Kommt für uns bei GEKKO natürlich nicht in Frage … nur manchmal verschicken wir Fotos aus dem Strandkorb auf unserer Terrasse 😉

Liebe Grüße aus dem Urlaub!

Die Wassertemperatur beträgt 24 Grad, die Sonne scheint 12 Stunden pro Tag und neben dem Liegestuhl liegt bereits das zweite ausgelesene Buch. Leider ist weit und breit kein Telefon und auch kein Laptop um auf Ihre Nachricht zu antworten. Wirklich herrlich!

Ab dem [Datum] stehe ich wieder mit voller Power zur Verfügung. In dringenden Fällen hat mein Kollege: name@firma.at ein offenes Ohr für Ihr Anliegen.

Variante für Workaholics: WTF? Urlaub?

Diese Abwesenheitsnotiz kommt wohl aus einer Rechtsabteilung …

Ich befinde mich zurzeit im Urlaub. 

Laut §2 UrlG hat jeder Arbeitnehmer, also auch ich, Anspruch auf ununterbrochenen, bezahlten Urlaub. Sie wissen schon, Urlaub. Das ist die Zeit, in der man nicht arbeiten darf. Und die Einhaltung der Gesetze ist mir persönlich ein wichtiges Anliegen.

§2 UrlG kennen Sie nicht? Dann erkläre ich es Ihnen gerne nach dem [Datum], wenn ich Ihnen auf Ihre Anfrage antworte.

Variante Mitleidsmasche

Diese Variante kombiniert den Urlaubsprahler mit der Antwort für Workaholics. Diese Mitarbeiter finden Ihren Arbeitsplatz nach dem Urlaub für gewöhnlich mit Post-its zugeklebt vor:

Mit dieser automatisch generierten Nachricht möchte ich mein tiefstes Bedauern darüber zum Ausdruck bringen, dass ich im Gegensatz zu Ihnen im Urlaub verweile. Und das sogar bis zum [Datum]. Und das Schöne daran: Ihre Nachricht wird trotzdem beantwortet. Nämlich schneller als Sie denken.

Variante Weihnachtsshopping: Bin dann mal shoppen!

Eigentlich haben wir mit der Person Mitleid. Wir unterstützen natürlich den Gedanken, regional produzierte Weihnachtsgeschenke einzukaufen – aber die gibt es auch online 😉

Bis zum [Datum] bin ich damit beschäftigt, mein hart erarbeitetes Geld und meinen ansehnlichen Bonus in diversen weihnachtlich geschmückten und vollkommen überfüllten Kaufhäusern auszugeben.

Wenn Ihre Frage kein Angebot zur Hilfe beim Verpacken von Geschenken enthält, wird diese erst nach meiner Rückkehr beantwortet.

Das ist nur eine kleine Auswahl unserer Fundstücke. Wie weit sie sich tatsächlich bewährt haben, konnten wir jedoch nicht herausfinden.

Kennen Sie noch mehr?

Haben Sie vielleicht selbst eine lustige oder bemerkenswerte Variante in Ihrer Mailbox, die wir noch nicht kennen? Wir würden uns freuen, wenn Sie diese hier mit uns teilen!

2017-06-02T23:41:33+00:00 01.05.2017|Fun Post, Tipps & Ratgeber|

Über den Autor:

Hannes Ursenbach
Hannes stellt bei seiner Arbeit die Menschen in den Mittelpunkt. Mit seinem technischen Hintergrund fällt es ihm leicht die Arbeitsbedingungen für die GEKKOs zu optimieren. Als Ratgeber für zwischenmenschliche Kommunikation legt er auf die Feinheiten der täglichen Informationsübertragung großen Wert.

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